Elektronische Akten
Effektive Verwaltungsarbeit mit der elektronischen Akte
Quelle: Bayerischer Landtag
Der Bayerische Landtag ist auf elektronische Akten umgestiegen. Durch die Einführung der eAkte laufen die Bearbeitungsprozesse deutlich papierreduzierter ab und sind insgesamt beschleunigt. Materna hat das Parlament bei der Konzeption und Einführung unterstützt sowie das passende Produkt auf SharePoint-Basis geliefert.
Der Bayerische Landtag ist das Parlament des Freistaates Bayern. Zentrale Aufgaben des Landtags sind die Regierungsbildung, die Gesetzgebung und die Kontrolle der Staatsregierung. Damit die 180 Abgeordneten ihre Aufgaben erfüllen können, erhalten sie Unterstützung vom Landtagsamt. 200 Mitarbeiter liefern dem Parlament IT-gestützte Dienstleistungen. 2013 wurde im Landtagsamt ein Projekt zur Einführung elektronischer Akten gestartet, um behördenintern effizienter arbeiten zu können. In einer ersten Pilotphase führte die Behörde in den vergangenen Monaten das eAkte-Basispaket von Materna in der Registratur und in einem Teil der Zentralabteilung ein.
„Unser Ziel war, auf einen Nachweis aller Dokumente, die in der Akte enthalten sind, elektronisch zugreifen zu können, um unsere papierlastigen Bearbeitungsprozesse zu minimieren“, berichtet Wolfgang Kühnert. Er ist Leiter des IT-Referats im Landtagsamt und verantwortlich für die Einführung der eAkte. „Langfristig wollen wir die Papierakte so weit ablösen, dass sie nur noch in Ausnahmefällen angelegt wird.“
Paradigmenwechsel
Geht über die zentrale Stelle in der Registratur ein Dokument ein, muss es zur vollständigen Bearbeitung an verschiedene Mitarbeiter weitergeleitet werden. Auch Anfragen, die den Bayerischen Landtag per E-Mail erreichen, sollen künftig elektronisch bearbeitet und beantwortet werden können. Ursprünglich wurden eingehende E-Mail-Eingänge registriert, ausgedruckt und an den jeweiligen Sachbearbeiter durch die Hauspost zugestellt.
Mit der Lösung zur elektronischen Aktenführung können diese Prozesse nun in digitaler Form medienbruchfrei und schneller abgewickelt werden. Statt auf den Papierlauf zu warten, informiert das System die Mitarbeiter automatisch über neue Eingänge, sodass sie direkt aus der E-Mail heraus auf die im System hinterlegten Dokumente zugreifen können. Mitarbeiter der verschiedenen Ebenen können alle Dokumente und zugehörige Daten aus ihrer gewohnten Anwendungsoberfläche elektronisch einsehen, bearbeiten, strukturiert ablegen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen.
Damit ist ein für die Behörde entscheidender Schritt erreicht: Mitarbeiter können zentral eingehende Dokumente nun wesentlich schneller bearbeiten. Um Medienbrüche zu vermeiden, sollen in einer weiteren Ausbaustufe über das eAkte-System auch einfache Workflows, zum Beispiel Prozesse zur Kenntnisnahme, abgebildet werden.
In der Pilotgruppe erreichte die elektronische Akte schnell eine hohe Akzeptanz. „Nach nur drei Tagen waren die Kollegen in der Registratur bereits überzeugt, dass sie bestens unterstützt werden“, resümiert Kühnert.
Digitale Transformation zur eAkte
Auch bisher verfügte die Behörde bereits über eine elektronische Registratur, die eingehende Dokumente verschlagwortete. In einer Datenbank konnten die Mitarbeiter der Registratur nachsehen, in welchem Regal die gewünschte Akte zu finden ist. Die Dokumente selbst gab es jedoch nur in Papier-Form. Dieses Verfahren war schon einige Jahre alt und technisch überholt. Zudem hatte Kühnert mit seinem Team bereits in anderen Abteilungen SharePoint-Technologien mit integrierter Dokumentenablage eingeführt. Der nächste logische Schritt bestand darin, auch die Registratur auf den neuesten Stand der Technik zu bringen. Die SharePoint-Lösung wurde bereits als elektronisches Aktensystem genutzt und war speziell an die Anwendungsbedürfnisse der Mitarbeiter angepasst. Das System enthielt eine ganze Reihe von Workflows, die speziell auf den parlamentarischen Prozess der Petitionsverwaltung angepasst waren.
Vorausschauende Planung
Das Landtagsamt stand damit vor der schwierigen Herausforderung, seine IT-Infrastruktur auf die geplante Funktionsausweitung vorzubereiten. Die Behörde verfügt über ein Testsystem und ein Produktivsystem, das aus einem Datenbank-Server und aus einem SharePoint-Server besteht. Im Vorfeld der Projektplanung zur Einführung der eAkte migrierte sie auf das Betriebssystem Windows 7 und aktualisierte die Office-Produkte auf die Version 2010.
„Bei der Projektplanung haben wir uns neben technischen Aspekten an erster Stelle mit der entscheidenden Frage befasst, wie wir uns organisatorisch aufstellen und die eAkte nutzbringend für uns einsetzen können“, sagt Kühnert. „Uns war es wichtig, das Verfahren pilothaft einzuführen, um Erfahrungen damit zu sammeln.“
Unter technischen Gesichtspunkten war die Anforderung, dass das eAkte-System eng mit der Microsoft Office-Landschaft in Verbindung steht. „Wir haben ein möglichst intuitiv zu bedienendes Tool für unsere Kollegen gesucht“, erzählt der IT-Leiter. „Das eAkte-Basispaket konnte mit der hohen Office-Integration und der professionellen Produktpflege punkten. Zudem brauchten wir einen Partner, der flexibel auf unsere Anforderungen reagiert und die Lösung aus der Sicht des Anwenders entwickelt. Das haben wir bei Materna gefunden.“
