Künstliche Intelligenz besitzt großes Potenzial für Organisationen aller Art. Davon sind 84 Prozent der Unternehmen weltweit überzeugt. Und ein Bericht des Büros für Technikfolgenabschätzung stellte noch vor der Veröffentlichung von ChatGPT fest: KI in der Verwaltung kann Zeit- und Kosteneinsparungen, neue Arten der Interaktion zwischen Verwaltung, Bürgern und Firmen sowie die Planung von Verwaltungsprozessen unterstützen. Auf diese Vorteile zu verzichten, kann sich keine Organisation dauerhaft leisten. Materna hat deshalb KI zum zentralen Bestandteil ihrer Unternehmensstrategie gemacht. Thomas Feld, Vice President Data Economics und AI Technology Officer bei Materna, erklärt:

„Im Rahmen unseres Programms AI@Materna führen wir alle unsere Mitarbeitenden systematisch an KI heran, um KI in die Arbeitsabläufe des gesamten Unternehmens zu integrieren. Und als Trusted Advisor unserer Kunden begleiten wir Unternehmen und Behörden wegweisend bei der KI-Adaption in allen Fachbereichen.“

Wie KI auf die strategischen Ziele einzahlt

Wenn Materna Künstliche Intelligenz in den Mittelpunkt ihrer Strategie GRIP² stellt, so gilt das im Wortsinn: Denn das „I“ in GRIP² (mehr dazu siehe Kasten auf dieser Seite) steht für Innovation durch Anwendung von KI.

„Dahinter steht unsere feste Überzeugung, dass Künstliche Intelligenz der Hebel ist, den wir auf allen strategischen Handlungsfeldern ansetzen können, um unsere Ziele zu erreichen“,

erläutert Thomas Feld.

Wachstumschancen besser nutzen

Thomas Feld, Vice President Data Economics und AI Technology Officer bei Materna

Zum Beispiel wenn es um Wachstum (Growth) geht, also das „G” in GRIP²: Die Relevanz von KI als Schlüsseltechnologie für substanzielles Wachstum lässt sich nicht mehr auf eine Branche oder einen Anwendungsbereich eingrenzen. KI wird zum unverzichtbaren Bestandteil aller zukünftigen Unternehmens- und Fachanwendungen. Dies belegen auch die zahlreichen Anfragen unserer Kunden nach KI-basierten Lösungen für alle Anwendungsbereiche: Die automatisierte Erstellung individueller Angebote mit KI-Unterstützung fördert das Wachstum ebenso wie die bessere Erreichbarkeit des Kundenservice durch den Einsatz intelligenter Chatbots.

Fachkräfte entlasten und binden

Retention, also die langfristige Bindung von Fachkräften, ist eine zunehmend schwierige Aufgabe für Unternehmen und Behörden. Der demografische Wandel reduziert die personellen Ressourcen in allen Fachbereichen. Künstliche Intelligenz kann Mitarbeitenden einförmige Routinetätigkeiten abnehmen. So haben sie mehr Zeit für sinnstiftende und wertschöpfende Aufgaben, was wiederum dem Selbstverständnis insbesondere von Nachwuchskräften entgegenkommt und so auch hilft, dem Personalmangel entgegenzuwirken.

Innovation vorantreiben

Innovation ist der Motor der wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Entwicklung. Und KI ist der Treibstoff, der das Tempo auf dem Weg zu nachhaltigen Lösungen für interne und externe Herausforderungen erhöht. Egal ob autonomes Fahren, Smart Cities, lebenslanges Lernen oder die Digitale Behörde: Das Erproben von KI-Technologien und der dazugehörige Aufbau von Know-how sind die Basis dafür.

Prozesse effizienter gestalten

Angesichts des Fachkräftemangels und des weltweiten Wettbewerbs ist weiteres Wachstum nur mit steigender Produktivität zu erreichen. Ein Beispiel für erhöhte Produktivität und effizientere Prozesse (Processes) durch KI liefern die zahlreichen Chatbots, die Unternehmen und Behörden bereits einsetzen. Materna ermöglicht ihren Mitarbeitenden so die einfache und schnelle Recherche nach internen Informationen und stellt ihren Entwickler:innen KI-Assistenten zur Seite.

„So können wir für unsere Kunden in der gleichen Zeit mehr erreichen“,

berichtet Thomas Feld.

Wertschöpfung steigern

Ressourcen effizienter nutzen spart Kosten und erhöht den Profit. Das gilt für KI wie für viele andere Technologiesprünge zuvor. Dennoch ist KI nicht überall die wirtschaftlich beste Lösung. Materna als erfahrener Berater von Unternehmen und Behörden schaut deshalb immer ganz genau hin, wo sich der KI-Einsatz wirklich lohnt – intern und extern.

 

So gelingt die Umsetzung: KI organisationsweit integrieren

KI wird in den kommenden drei Jahren zu signifikanten Veränderungen führen – das sagen vier von fünf Befragten in einer aktuellen Studie des Beratungsunternehmens Deloitte. Erste Erfahrungen zeigen: Die anstehenden Veränderungen lösen überwiegende Zustimmung, aber auch Bedenken aus. Konkret geht es zumeist um die Sorge der Mitarbeitenden, von der Entwicklung abgehängt oder überflüssig zu werden. Materna legt deshalb von Anfang an großen Wert darauf, alle Ressorts in die KI-Strategie einzubeziehen.

„Nur wenn wir alle Mitarbeitenden und Führungskräfte an die Möglichkeiten von KI heranführen, kann sich das volle Potenzial der KI entfalten“,

sagt Thomas Feld dazu.

„Das bedeutet nicht, dass die Nutzung von KI für alle verpflichtend wird. Unser KI-Programm AI@Materna beruht auf Freiwilligkeit und versteht sich als Angebot für unsere Mitarbeitenden und Kunden, die Möglichkeiten von KI in der eigenen Organisation zu nutzen“,

ergänzt der erfahrene Manager.

Eine Mission – verteilte Aufgaben

Alle Ressorts haben KI Core Teams und Single Points of Contact (SPOCs) definiert, welche die Multiplikator- und Entwicklungsaufgabe übernehmen, KI-Wissen in den verschiedenen Unternehmensbereichen in die Breite zu bringen und weiterzuentwickeln. Gemeinsam bilden die KI Core Teams das AI@Materna-Programm mit seinen Angeboten und Projekten. So entsteht ein durch KI verbessertes Lösungsangebot für Kunden, unterstützt durch starke Marktpartnerschaften.

Das AI@Materna-Programmmanagement stimmt übergreifende Initiativen und Projekte ab und übernimmt die Verantwortung für das Qualitätsmanagement der KI-Lösungen. Spezielle Schulungsprogramme befähigen Mitarbeitende zum internen und externen Einsatz von KI. Darüber hinaus implementiert die gesamte Organisation KI in alltägliche Arbeitsabläufe, um Effizienz zu steigern und Prozesse zu optimieren.

AI@Materna in der Praxis

ChatGPT, MS Copilot und Co. haben laut Branchenverband Bitkom in vielen Unternehmen noch einen schweren Stand. Nur drei Prozent der Unternehmen setzen generative KI-Assistenten zentral ein. Es fehlt an klaren Konzepten und Nutzungsrichtlinien, um sie im Büroalltag anwenden zu können. Dazu gehören Anwendungen wie:

• Fragen beantworten und Informationen suchen
• Texte erstellen, zusammenfassen und übersetzen
• Designelemente und Bilder kreieren
• Code aus natürlichsprachlichen Beschreibungen erstellen
• Ideen strukturieren und ausarbeiten

Im Rahmen AI@Materna wurden daher alle KI-Assistenten auf ihre Praxistauglichkeit und Sicherheit hin untersucht und Nutzungsrichtlinien für den Umgang mit diesen KI-Systemen erarbeitet. Dabei ist zu unterscheiden, ob KI-Assistenten auf Basis ihres vortrainierten „Weltwissens“ unterstützen oder auch auf interne Datenquellen zugreifen können. Mit der Einführung der Webversion von Microsoft Copilot Protected können alle Materna-Mitarbeitenden auf das Wissen dieser KIs zugreifen. Darüber hinaus entwickelt Materna auch eigene KI-Lösungen auf Basis von vortrainierten Sprachmodellen, die auch on Premises oder as a Service zum Schutz sensibler Daten betreibbar sind.

Sicherheit und Datenschutz gewährleistet

Gemäß der Microsoft Datenschutzrichtlinie (Commercial Data Protection Richtlinie) werden die Eingaben in der Protected Version des MS Copiloten der Nutzenden (Prompts) auch besonders geschützt. Sie werden insbesondere nicht für das Trainieren einer KI durch Microsoft verwendet, sondern sofort wieder gelöscht. Trotzdem bleibt der MS Copilot Web ein externer Cloud-Dienst, was seine Nutzungsmöglichkeiten einschränkt.

Alle darüberhinausgehenden Assistenzanwendungen werden aus diesem Grund von Materna entsprechend der jeweiligen Sicherheitsanforderungen im Rahmen von KI-Projekten durch die Materna AI Factory für Kunden und Mitarbeitende umgesetzt. Bei diesen Anwendungen setzt man direkt auf Large Language Modelle (LLMs) und nicht auf ChatGPT und Co auf. Feld sagt:

„Hier kommt zum Beispiel Aleph Alpha ins Spiel, weil sie Sprachmodelle sowohl „on Premises“ als auch „as a Service“ anbieten, sodass sie auch höchsten Sicherheitsanforderungen genügen können."

So profitieren Materna und seine Kunden

Schon nach wenigen Wochen zeigt die KI-Assistenz für alle Mitarbeitenden ihren Nutzen.

„Öffentliche Ausschreibungen können im Vertrieb wesentlich einfacher und schneller bearbeitet und ausgewertet werden",

berichtet Thomas Feld. Auch das Marketing profitiert von den Möglichkeiten, Fachtexte zu überarbeiten und Grafiken zu generieren.  Insgesamt benötigt man für Recherchen im Internet weniger Zeit – ebenso wie das Erstellen von Konzepten aller Art.

Der Übergang zu KI-Projekten ist dabei zwangsläufig notwendig, sobald es um interne Datenquellen geht. Dies ist zum Beispiel notwendig bei der Erstellung von kundenindividuellen Angeboten oder auch für den Einsatz von generativer KI in Softwareentwicklungsprojekten. Nachfolgend zeigen wir anhand einiger Projektbeispiele auf, was mit Hilfe von generativer KI heute schon umgesetzt werden kann.

Anwendungsszenarien für KI in Behörden und Unternehmen

Materna hat in den vergangenen Monaten gemeinsam mit Kunden eine ganze Reihe von Anwendungsszenarien entwickelt, in denen KI konkreten Nutzen bietet. Im neuen Whitepaper “Souveräne KI-Lösungen für Unternehmen und Behörden” gibt Materna fundierte Einblicke, wie Organisationen das ganze Potenzial der KI nutzen können: Download-Link. Hier ein kurzer Überblick zu den Anwendungsszenarien:

Fachkräfte in der Verwaltung unterstützen

Schriftliche Anfragen klassifizieren und bearbeiten, Informationssuche in Fachdatenbanken, das Erstellen von Aktenvermerken und Zusammenfassen von Beschlussvorlagen machen einen großen Teil vieler Verwaltungsabläufe aus. Vieles davon kann KI übernehmen und so die Auswirkungen des Fachkräftemangels dämpfen.

Intelligente Chatbots für Digitale Services

Sie können den Inhalt behördlicher Texte in einfacher Sprache wiedergeben oder in Fremdsprachen übersetzen und so den Zugang zu digitalen Services vereinfachen: Die Rede ist von KI-basierten Chatbots. Sie geben fachlich fundierte Antworten, ohne dass die Nutzenden bestimmte Schlagwörter oder Formulierungen eingeben müssen. Dazu reicht es in vielen Fällen aus, bereits vorhandenen Chatbots mittels KI zusätzliche Fähigkeiten zu verleihen.

Mehr aus Akten und Dokumenten machen

Egal ob Bürgeranfrage, Förderantrag oder Amtshilfeersuchen: Generative KI klassifiziert Dokumente und Texte anhand ihrer inhaltlichen Bedeutung. Und nicht nur das: Je nach Bedarf und Voreinstellung versendet sie die passende Eingangsbestätigung, ordnet das Schreiben einer bestehenden Akte zu und erstellt auf Wunsch Antwortvorschläge.

Weniger Aufwand und mehr Tempo im Verwaltungsverfahren

Beim Planen von Bauvorhaben, Einrichten neuer Bürgerservices oder Maßnahmen zum Umweltschutz unterstützt KI mit inhaltlichen Zusammenfassungen von Protokollen, Eingaben und Akten. So schaffen Mitarbeitende schneller mehr mit weniger Aufwand.

KI-Assistenz für Finanzen und Controlling

Generative KI ist sehr gut darin, vorhandene Daten auszuwerten und in strukturierte Berichte umzuwandeln. Automatisch erstellte Finanzberichte und -prognosen entlasten die Buchhaltung und liefern dem Management termingerecht aussagekräftige Entscheidungsgrundlagen. Darüber hinaus können KI-gestützte Chatbots helfen, die Entstehung der Zahlen zu klären und Entscheidungsoptionen bei der Budgetplanung zu entwickeln.

Effektivere Betrugserkennung

Die Erkennung von Betrug gewinnt an Bedeutung in der Finanz- und Versicherungsbranche sowie im Online-Handel. KI-Anwendungen helfen, die rasant wachsenden Datenmengen in Echtzeit auszuwerten und verdächtige Transaktionsmuster aufzudecken.

KI-gestützte Fertigung: Im Dialog mit dem Roboter

Schon länger helfen KI-gestützte Algorithmen in Logistikanwendungen, Maschinen und Mitarbeiter effizienter einzusetzen. Lagerzeiten von Materialien und Halbfertigteilen lassen sich damit ebenfalls reduzieren. Und die KI-Nutzung in der Fabrik schreitet weiter voran: Sie ermöglicht es, Roboter mit natürlichsprachlichen Befehlen zu steuern und sichert Qualität durch optische Prüfungen.

Nur wer anfängt, profitiert

ChatGPT und Co. haben Millionen von Menschen weltweit innerhalb kürzester Zeit vom Nutzen der KI überzeugt. Jetzt zeigt AI@Materna sowohl intern als auch in zahlreichen KI-Projekten bei Kunden: Auch im Arbeitsalltag profitieren Organisationen sehr schnell vom KI-Einsatz. Vorausgesetzt, sie fangen damit an.