Das Herzstück der Verwaltung wird ultramobil
Mobilität und New Work gehören zu den Megatrends unserer Zeit. Auch die öffentliche Verwaltung steht vor der Notwendigkeit zur mobilen Verwaltung. Dafür beleuchten wir zwei wichtige Aspekte: Mobile Apps müssen die erforderliche Fachlichkeit rechtssicher abbilden und auf sicheren Plattformen bereitstehen.
Use Cases für mobile Themen durchziehen die gesamte Verwaltung. Dies reicht von Bürgerservices bis zu administrativen Prozessen, für die Mail, Kalender und Kontakte auf dem mobilen Endgerät benötigt werden. Diese werden heute überwiegend noch mit Zettel und Stift aufgenommen, um sie dann später zeitintensiv digital erneut zu erfassen – wer kennt nicht das gute Klemmbrett. Es gibt Kontrollszenarien bei Zoll und Polizei, mobile Beratungsleistungen wie etwa bei den Job-Centern, administrative Querschnittsverfahren, Lagedarstellungen in Echtzeit wie im Umfeld der Verkehrssicherheit, Vorgangsbearbeitung und Kollaboration. In nahezu allen Ressorts sind Mitarbeitende mobil unterwegs und profitieren davon, wenn sie Daten und Vorgänge direkt digital mobil erfassen und bearbeiten können. Effizientes und zeitgemäßes Verwaltungshandeln benötigt fachliche Anwendungen auch für mobile und ultramobile Endgeräte.
Das Verwaltungshandeln basiert auf Gesetzen, es wird mit hochsensiblen Daten gearbeitet und die Abläufe müssen rechtssicher sein. Nimmt beispielsweise die Polizei Unfälle mobil auf oder liest ein Richter in seiner mobilen E-Akte, stecken dahinter hochsensible Daten und niemand Unbefugtes darf mitlesen.
Der entscheidende Fortschritt besteht heute darin, dass die unternehmenskritische Fachlichkeit der Verwaltung mobil und gesichert verfügbar gemacht werden kann. Damit wird das Verwaltungshandeln insgesamt flexibilisiert und beschleunigt. Mit anderen Worten ist es jetzt möglich, den produktiven Dreiklang aus Fachlichkeit, Sicherheit und Mobilität umzusetzen.
Behördliche Fachlichkeit abbilden
Die Abbildung zeigt die ganzheitliche Schichtenarchitektur, aus der sich ein sicherer (ultra-)mobiler Behördenarbeitsplatz zusammensetzt. In der Sicherheitsschicht lassen sich verschiedene Technologie-Stacks miteinander kombinieren.
Genau diese behördliche Fachlichkeit gilt es zu kennen und für den ultramobilen Behördenarbeitsplatz sicher abzubilden.
„Wie kaum ein anderes Unternehmen in Deutschland kennt und versteht Materna diese beiden Welten“,
ist Timon Schmotz überzeugt. Der Business Development Manager im Ressort Public Sector bei Materna beschäftigt sich intensiv mit mobilen Arbeitsszenarien in der Verwaltung.
Seit Jahrzehnten entwickelt die Software Factory von Materna behördliche Fachanwendungen für den Zoll, die Justiz, innere Sicherheit, Verkehr und viele andere Ressorts. Immer mehr Behörden benötigen diese Applikationen auch für mobile und ultramobile Endgeräte. Entsprechend gehört die Umsetzung mobilspezifischer Anforderungen zum Standard.
Timon Schmotz, Business Development Manager im Ressort Public Sector bei Materna
„Eine besonders wichtige Rolle in diesem Kontext spielt die Usability, damit Nutzende die Applikationen auf dem Smartphone wie selbstverständlich aufrufen und bearbeiten können, so wie sie es aus dem privaten Umfeld gewohnt sind. Dazu reduzieren wir gezielt die komplexe Fachlichkeit, damit Apps sinnvoll auf einem kleinen Screen nutzbar, aber dennoch rechtssicher sind. Konkret bedeutet das, dass jedes Problem für jede fachliche Anforderung idealtypisch möglichst auf maximal sieben Screens darstellbar ist“,
so Timon Schmotz. Gute Usability ist das A und O für Applikationen und damit das zentrale Credo für die Fachverfahrensmanufaktur von Materna. Eine 1:1-Übertragung von Fachanwendungen und Formularen auf (ultra)mobile Endgeräten findet so gut wie nie statt. Dass die Prozesse auch für die mobile Anwendung durchgängig digitalisiert werden und ohne Medienbrüche stattfinden, versteht sich von selbst.
Sichere Lösungen für die ultramobile Welt
Der nächste wichtige Schritt für eine mobile Verwaltung ist es, die Fachlichkeit auf ein hohes Sicherheitsniveau zu bringen, sodass die Daten nicht in die falschen Hände geraten können. Eine solche Sicherheitslösung bietet das Tochterunternehmen Materna Virtual Solution mit SecurePIM für iOS und Android an. Die Lösung ist BSI-zertifiziert, zugelassen für die mobile Arbeit mit Verschlusssachen (VS-NfD und NATO RESTRICTED) und Made in Germany. Die Container-Lösung Secure PIM besteht aus mehreren Komponenten: der SecurePIM App mit Funktionen wie Mail, Kontakten, Kalender, einem sicheren Browser und vielem mehr, dazu ein eigenes Gateway im Backend sowie ein Management-Portal.
Vor kurzem hat Apple in diesen bislang fast nur von Materna Virtual Solution durchdrungenen Markt eingegriffen und mit indigo eine eigenes Sicherheitskonzept für das mobile Arbeiten auf VS-NfD Niveau herausgebracht. Indigo steht für iOS native devices in government operations und setzt iPhones und iPads mit neuesten Chips voraus. Es umfasst die Basisfunktionen für Mail, Kontakte und Kalender. Mit diesen Basics lässt sich noch kein behördlicher Arbeitsalltag gestalten, da die Umsetzung von Fachverfahren als mobile Anwendungen fehlt.
Materna Virtual Solution hat daher ein Kompetenzcenter aufgesetzt, das den Lösungs-Stack von Apple zusätzlich mit eigener Technologie und Lösungen anreichert. Dies sind unter anderem eigene App-Entwicklungen für indigo und spezielle Services, sodass Behörden, die sich für indigo entschieden haben, es auch vollumfänglich und zugelassen nutzen können.
Die Abbildung zeigt die ganzheitliche Schichtenarchitektur, aus der sich ein sicherer (ultra-)mobiler Behördenarbeitsplatz zusammensetzt. In der Sicherheitsschicht lassen sich verschiedene Technologie-Stacks miteinander kombinieren.
Die Abbildung zeigt die ganzheitliche Schichtenarchitektur, aus der sich ein sicherer (ultra-)mobiler Behördenarbeitsplatz zusammensetzt. In der Sicherheitsschicht lassen sich verschiedene Technologie-Stacks miteinander kombinieren.
Materna Virtual Solution entwickelt Apps für indigo, die dann offiziell von BSI mit einer Einsatzerlaubnis ausgezeichnet werden. Bereits verfügbar ist der sichere, mobile Intranet-Browser TrustOwl und der sichere, mobile Dokumenteneditor TrustDok, die erste vom BSI freigegebene Anwendung für indigo zum Bearbeiten von Dokumenten.
„Wir werden künftig viele weitere Apps herausbringen, die sowohl mit indigo als auch mit SecurePIM funktionieren, um immer mehr Funktionen für den mobilen Arbeitsalltag abzudecken“,
so Timon Schmotz. SecurePIM ist über einen Rahmenvertrag im Kaufhaus des Bundes hinterlegt und so für die gesamte Bundesverwaltung einfach zu beziehen. In Ergänzung zu den Lösungen von Virtual Solution steuert Materna ihre jahrzehntelange Erfahrung aus der individuellen Fachverfahrensentwicklung bei – so kann die Fachlichkeit der Verwaltung künftig gesichert mobil werden.
Eine große Bundesbehörde hat jüngst 15.000 Lizenzen SecurePIM abgerufen und auch das Auswärtige Amt ist mit mehreren 1.000 Lizenzen gut ausgestattet, um die mobile Verwaltung weiter aus- und aufzubauen. Der Rahmenvertrag für indigo für das Kaufhaus des Bundes wird derzeit ausgeschrieben und ebnet damit der mobilen Verwaltung weiter den Weg. Mitarbeitende und auch Bürger:innen erleben eine digitale Mobilisierung bereits tagtäglich in ihrem Privatleben. Diese Nutzungserlebnisse werden nun mehr und mehr in die Arbeitswelt in der Verwaltung projiziert.
