Wenn das Selbstverständliche nicht selbstverständlich ist
Die Ende-zu-Ende-Digitalisierung wird umrankt von Begriffen wie durchgängig digital, medienbruchfrei und serviceorientiert. In einem Dschungel aus IT-Lösungen und Ansätzen zur Prozessdigitalisierung erklären wir in unserem Whitepaper über Ende-zu-Ende-Digitalisierung in Behörden die Zusammenhänge und beleuchten den Weg durchs Dickicht der Begriffsvielfalt. Sie lesen zudem, warum Integrationsplattformen einen zuverlässigen Kompass liefern. Der Bund hat sie der öffentlichen Verwaltung kürzlich durch Rahmenverträge zugänglich gemacht. Hier bieten wir einen Vorgeschmack auf Themen und Thesen unseres Whitepapers.
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist ein komplexes Unterfangen, das sich über Jahrzehnte erstreckt und vielfältige technische und organisatorische Herausforderungen umfasst. Die Ende-zu-Ende-Digitalisierung (E2E) zielt darauf ab, alle Verwaltungsprozesse von der Antragstellung bis zur Auslieferung des Bescheids digital und ohne Medienbrüche zu gestalten. Dies schließt die Integration von IT-Systemen, die Digitalisierung von Akten (E-Akte) und die Verbesserung der Schnittstellen zwischen verschiedenen Verwaltungsbereichen ein.
Moderne Technologien und gut geplante IT-Integration als Erfolgsfaktoren
Die E2E-Digitalisierung erleichtert die Verwaltungsarbeit, verbessert die Transparenz und Effizienz und trägt zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei. Sie beinhaltet die Nutzung von modernen Technologien wie Cloud-Diensten, Künstliche Intelligenz und Low-Code-Plattformen zur schnellen und flexiblen Umsetzung von digitalen Prozessen.
Insellösungen, also eigenständige IT-Systeme, die spezifische Aufgaben innerhalb der Verwaltung unterstützen, spielen eine zentrale Rolle, erfordern jedoch eine gute Integration, um Medienbrüche zu vermeiden und eine durchgängige Prozesskette zu gewährleisten. Das Onlinezugangsgesetz (OZG), das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) und andere regulatorische Rahmenwerke bilden die gesetzliche Grundlage für diese Digitalisierungsbestrebungen.
Für die praktische Umsetzung sind Integrationsplattformen wie ServiceNow oder PEGA entscheidend. Diese ermöglichen die Vernetzung verschiedener IT-Systeme und Prozesse und bieten eine einheitliche Benutzeroberfläche für die Nutzer, was die Verwaltungsarbeit deutlich vereinfacht. Diese Plattformen unterstützen zudem die Automatisierung von Abläufen und die Interaktion mit dem Nutzer durch KI-basierte Assistenten, die bei der Formulierung und Bearbeitung von Anträgen helfen.
Zusammenarbeit als Schlüssel zur erfolgreichen E2E-Digitalisierung
In der Praxis steht die E2E-Digitalisierung jedoch vor Herausforderungen wie dem Bedarf an einer sorgfältigen Planung, dem Umgang mit veralteten Systemen (Legacy-Systeme) und der Notwendigkeit zur ständigen Anpassung an neue Anforderungen und technische Entwicklungen. Die erfolgreiche Implementierung setzt daher eine enge Zusammenarbeit zwischen IT-Experten und Fachabteilungen voraus, um die technischen Lösungen optimal an die Bedürfnisse der Verwaltung und der Bürger anzupassen.
Eine umfassende digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung ist nur durch das konsequente Denken von Ende zu Ende möglich, wobei sowohl die technischen Möglichkeiten als auch die digitalen Alltagserlebnisse der Nutzenden berücksichtigt werden müssen, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
Whitepaper Ende-zu-Ende-Digitalisierung in Behörden
