Digitale Formate in der Verwaltung schnell und einfach aufsetzen
Digitale Formulare sind Dreh- und Angelpunkt vieler Verwaltungsleistungen. Die FMS-Plattform des Bundes (FMS = Formular-Management-System) liefert einen Baukasten für ein schnelles Aufsetzen. Genauso wichtig wie Ende-zu-Ende-Prozesse sind intuitiv bedienbare Formulare mit einem nutzerzentrierten und barrierefreien Design.
Ob Antrag auf Zahlungsansprüche bei Flugausfall, die Meldung von Telekommunikationsdaten an die Bundesnetzagentur oder die elektronische Zollanmeldung – intelligente Formulare sind ein zentrales Element für die Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung. Auch innerhalb der Verwaltung selbst kommen zahlreiche Formulare wie z. B. Urlaubs-, Beschaffungs- oder Dienstreiseanträge zum Einsatz. Medienbruchfreie Formular-Management-Prozesse sorgen dafür, dass Services rund um die Uhr online nutzbar sind. Insbesondere die Anbindung an nachgelagerte E-Akte-Systeme und Fachverfahren machen Formular-Management-Systeme für Behörden notwendig. Auch die Antragstellenden erwarten von der Online-Abwicklung ihren Mehrwert, sodass sie beispielsweise den Bearbeitungsstatus ihres Anliegens nachverfolgen können.
Die zentrale Bereitstellung digitaler Verwaltungsservices erfordert eine ganzheitliche Betrachtung: Nutzende müssen sich authentifizieren, Anträge müssen möglichst selbsterklärend und aufwandsfrei durchführbar und Ende zu Ende medienbruchfrei gestaltet sein. Die responsive Nutzung bezieht mobile Endgeräte mit ein. Dazu gehören zudem Funktionen wie das fallbezogene Hochladen von Anlagen. Die Speicherung aller zum Verwaltungsakt anfallenden Informationen und Anlagen sollte automatisch in einer elektronischen Akte dokumentiert werden.
Die FMS-Plattform des ITZBund – auf Basis der Lucom Interaction Platform® (LIP) – unterstützt alle Aspekte, die das OZG fordert. Die Bandbreite der FMS-Plattform ist groß: von vorkonfigurierten schnell einsetzbaren Bausteinen, z. B. zum Befüllen des Formulars, über Auswahlhilfen und Plausibilitätsprüfungen von Eingaben zur Validierung von Kontext bis zu wichtigen Integrationen in nachgelagerte Systeme.
Einheitliche Schnittstellen
Die FMS-Plattform des ITZBund ist in der Lage, unterschiedlichste digitale Formulare auf einer gemeinsamen Plattform zu betreiben. Auch wenn bei Formularen „one size fits all“ nicht immer passt, sind wesentliche Teile in einem Formular-Projekt stark vergleichbar. Genau hier spielt die FMS-Plattform ihre Vorteile aus, denn sie bietet einheitliche Schnittstellen: Zu den wichtigen, zentralen Diensten gehören die Zugänge zu BundID und Unternehmenskonto sowie zur Online-Ausweisfunktion. Auch die Anbindung an eAkte-Systeme und ePayment sind vorhanden bis zur Integration von Fachverfahren und Registern. Die FMS-Plattform berücksichtigt zudem die Anforderungen der Barrierefreiheit und wird barrierefrei und responsiv für alle Endgeräte einschließlich mobilen Devices bereitgestellt.
UX/UI-Design, Barrierefreiheit und Testing, Prozessunterstützung, Anbindung von Assistenzsystemen wie Chatbots und fachlich spezialisierte, digitale Assistenten, die beim Ausfüllen helfen, sowie die Anbindung von weiteren Schnittstellen – diese und weitere wichtige Themen machen echte Digitalisierung erst erfolgreich. In Materna-Projekten können Behörden sicher sein, dass ihre Formulare die Anforderungen an Barrierefreiheit, Datenschutz und Usability erfüllen. Dies erfolgt mit performanten Systemen des ITZBund, die auch Massenbeantragungen bewältigen können.
Die Bundesnetzagentur setzt die Basiskomponente FMS des Bundes in verschiedenen Projekten ein, unter anderem für das Webportal Schiene. Über das Portal werden auf Grundlage des Eisenbahnregulierungsgesetzes Daten von Unternehmen im Eisenbahnverkehrs- und Infrastrukturmarkt erhoben. In den Jahren 2021 und 2022 befragte die Bundesnetzagentur so mehr als 2.000 Marktteilnehmer für die jährlich erscheinende Marktuntersuchung Eisenbahnen.
„Wir können unkompliziert selbst Anpassungen an den Formularen und Hilfetexten vornehmen. Zudem wurden Schnittstellen zu internen Datenbanksystemen geschaffen. Mit Materna arbeiten wir bereits seit mehreren Jahren vertrauensvoll zusammen“,
sagt Tristan Weber von der Bundesnetzagentur. Weitere gemeinsame FMS-Projekte sind das Melderegister für E-Ladesäulen und das Meldeportal Telekommunikation der Bundesnetzagentur. Rund 2.000 nach dem TKG auskunftspflichtige Unternehmen melden ihre Informationen sicher und komfortabel über das FMS.
Wie bei vielen Behörden bleibt auch bei der Bundesnetzagentur das Thema Formular-Management ein Dauerbrenner, um die Anforderungen aus dem OZG und an die Digitalisierung umzusetzen. Dabei entsprechen viele der von Materna realisierten OZG-Umsetzungen den Reifegradstufen 3 und 4 der OZG-Konformität.
